蒙牛：在线文档如何助力超大型组织效能提升，让协作更高效

在使用文档的过程中，如何通过使用在线文档帮助内部高频场景提效以及在规模较大的部门如何落地推广成为蒙牛常温事业部最关注的问题。

 

中国蒙牛乳业有限公司

公司1999年成立于内蒙古自治区，总部位于呼和浩特，是全球八强乳品企业、国家农业产业化重点企业、乳制品行业龙头企业，中国领先的乳制品供应商。

 

案例亮点

● 跨部门协作：使用在线表格，高效管理跟进常温事业部跨部门协作项目进展

● 经营例会提效：用钉钉文档来做经营例会的会议管理，极大降低会议准备时长

● 工具推广落地：“数字化能力提升”计划将在蒙牛内部培养提效工具金牌讲师，帮助工具落地

● 善用工具降本增效：闪记代替录音笔，省去常温事业部每年上万的录音笔采购费用

 

 提效场景一：使用在线表格，高效管理跟进常温事业部的跨部门协作项目进展

 

使用钉钉表格前

● 在本地创建 Excel，再拖转到钉钉里，项目文件还是存储在本地，调取或者信息共享非常不便

● 本地表格在钉钉内只能使用在线编辑的能力，但项目表格的内容无法做精细的权限管控

● 子项目有各自的表格记录进展，PMO 汇总子表格的工作量大且繁琐

 

✅ 使用钉钉表格后

● 创建钉钉在线表格，用钉钉表格进行项目管理，并且将项目相关的表格、文档都能沉淀在项目知识库，方便项目成员调取和查看

● 通过在线表格的精细权限管控，给每个子项目设置好各自填写的区域和权限，不影响信息统一收集又做了信息区隔

● 一张钉钉表格搞定一个项目的进展跟进，PMO 在表格内艾特各对接人填写相关信息，统一收集，节省过去用来汇总信息的时间

 

提效场景二：用钉钉文档来做经营例会的会议管理，极大降低会议准备时长

 

 使用钉钉文档前

● 用 PPT 准备会议材料，花非常多时间在排版、PPT 样式设计上

● 收集会议材料，费时费力

✅ 使用钉钉文档后

● 用钉钉文档，通过分栏、编辑演示分页、演示模式等功能，直接将文档制作成有 PPT 质感的效果，让全员少做无用的工作，更专注于自己的本职，“目前高层汇报都是用钉钉文档了”

● 通过钉钉文档的团队模板、知识库模板的能力，可以对会议材料做一些规范，不仅可以标准化，而且提高了大家的撰写效率

● 在钉钉文档里可以艾特不同的参会人员，一个文档就将所有的会议材料收集齐

 

提效场景三：数字化能力提升”计划将在蒙牛内部培养提效工具金牌讲师，帮助工具落地

 

 共创前

● 在工具推广上，面临团队多、协作关系复杂等问题，很难做到工具上的统一

● 在推广上，缺乏系统的方法以及有效经验的输入

 

✅ 共创后

● 结合企业痛点，钉钉与蒙牛共创推广计划，共享了沉淀下来的推广有效经验和运营打法，总结出一套适合蒙牛的“数字化能力提升计划”

● 数据驱动，在企业内部选拔种子用户，作为潜力推广者

● 赋能小组不仅以身示范，同时也深入到一线教学，影响员工的日常使用习惯

 

案例总结

不仅如此，闪记「语音转文字」等钉钉小而美工具的使用，也为蒙牛在降低企业成本提高工作效率这块添砖加瓦。

目前，蒙牛常温事业部正将“数字化能力提升计划”落地中，同时也跟钉钉在不断探索基于 OKR、文档、Teambition 等诸多提效工具基础之上的「数字化工作方法」，从理念到方法到工具，逐层探索，助力蒙牛在数字化转型上迈出最夯实的一步。