如何快速打造属于自己的线上会议室系统？

为了方便内外部工作的沟通与协作，各行各业的组织都会为员工准备专门的会议室。但在传统的会议室使用和管理中，存在着许多的问题：

企业需要投入专门的行政、IT 人员，对会议室进行管理维护；员工只能通过线下的方式预定会议室，无法及时了解会议室的使用情况；会议纪要需要人工手动记录，会上结论无法跟进落实……

针对这些问题，钉钉智能会议室都可以完美解决。 在组织原有的会议室设施基础上，钉钉会议室具有会议室预定、会议室审批管理、智能硬件关联、数据报表统计、后台运维管理等完善功能。

方便对组织内的物理会议空间进行高效管理，为组织提供“软硬一体”的数字化智能会议方案，满足独立行政办公室、大型培训教室等不同会议场景需求。

 

 

1、为员工带来更便捷的会议室使用体验

 

● 会议室实现在线预定

告别传统的人工登记方式，会议室使用状态一目了然，员工可以快速找到合适的会议室，有效避免会议冲突。

预定会议室同步创建审批流，审批进程实时追溯，高效便捷。

 

● 抢占超时会议室

针对会议室被预约但无人使用的情况，钉钉智能会议室提供了现场抢占功能，超时的会议室可被他人重新预定，避免会议室资源浪费，提升会议室实际利用率。

● 一键生成会议日程

会议室预订成功后自动生成会议日程，可通过会议日程向同事发起邀约，邀约时可查看参会人的时间冲突以及参会状态。

会议日程自动同步到参会人日程中，并提醒参会人准时参加，从此不再遗漏会议。

同一日程可预定多个会议室，解决多地开会会议室预定问题，无需多次反复预定。

● 预定循环会议室

在预约周期性日程时支持添加会议室，一次搞定重复日程的会议室预定问题。（该功能即将发布）

● 一键发起线上会议

在会议室接入智能设备的情况下，会议信息便会下发至设备，通过设备日程卡片即可一键入会，一键呼叫全员。

● 会议内容有记录，会后跟进有结果

会议纪要支持多人同时在线编辑和查看，使用闪记还可以实时语音转文字，全方位记录会议内容。

会上生成的结论还可直接创建任务指派到人，任务进度实时同步到期提醒，让会议可查证，有结果。

● 软硬结合一体化办公

钉钉会议室还支持无线投屏盒子、视频会议一体机、会议大屏、会议室门禁、电子白板等多种智能硬件接入。

会议室设备默认为会议联席主持人，无需软件端入会即可完成会管会控。

保障会议信息安全的同时，让会议室更加智能高效。

 

2、为管理员提供更高效的会议室管理系统

 

● 会议室在线化管理

低成本部署智能会议室管理系统，设备自动排查，无需专设人员进行管理与维护。

以 100 人的组织为例，可节省 2 人以上的用人成本。

● 更全面的会议统计报表

会议室的使用和开会情况一键报表导出，轻松完成会议数据统计分析。

多楼层或多地办公可开启会议室分组，让会议室检索更便捷高效。

● 自定义会议室屏幕

会议室首页支持自定义屏幕，支持配置多张背景自动轮播、支持配置URL地址链接、隐藏投屏码等企业个性化需求。

新闻资讯、节气问候、文化动态……背景屏幕自己做主，轻松打造组织文化阵地。

● 会议室接口开放

目前钉钉智能会议室相关接口实现了标准化开放，支持企业创建/删除会议室、更新/查询会议室详情、查询会议室列表、获取会议室忙闲信息、预定/取消预定会议室等。

满足组织个性化诉求，轻松打造智能会议室系统，助力组织实现数字化转型。​​

开放能力：

API

创建会议室

删除会议室

更新会议室信息

查询会议室列表

查询会议室详情

获取会议室忙闲信息

预定会议室

取消预定会议室

创建会议室分组

删除会议室分组

更新会议室分组信息

查询会议室分组列表

查询会议室分组信息

 

3、 开通钉钉智能会议室

智能会议室是钉钉默认安装的官方应用，员工/管理员可以在钉钉工作台添加应用并使用。

● 手机端

在钉钉手机客户端工作台页面，在全员内单击添加，在搜索框输入智能会议室，单击添加。

● 电脑端

在钉钉电脑客户端工作台页面，在全员内单击添加，在搜索框输入智能会议室，单击添加。