高管教育数字化转型解决方案_提升高管教育中心团队效率

上海交大安泰高管教育中心团队决定采用 Teambition 管理课程研发和日常事务，以「协作」的方式，进一步提升自身团队的工作习惯和效率。安泰高管教育中心与 Teambition 的融合使我们在内部流程梳理、信息流交互、工作方式优化以及全员协同等方面改进了很多。同时，Teambition 一直以优秀的产品设计理念、定制化的产品输出、柔性的全流程管理等卓越特征助力我们的发展。

 

 

上海交大安泰高管教育中心

上海交通大学安泰经济与管理学院安泰高管教育中心致力于打造和培养创新型商业领袖。英国《金融时报》2018 年全球高管教育排名，安泰高管教育中心综合排名全球第 17 位。

 

痛点

1．安泰高管教育中心有 9 个独立部门，部门间平常依靠会议、邮件或口头交流，信息追溯与整理困难，导致沟通不畅；

2．各位老师的工作事项散落在邮件、微信群等不同地方，难以有序安排；

3．为企业打造了很多出色的课程，但是课程研发经验难以沉淀，无法复用到之后的项目中；

4．老师们各自管理自己的日程，在预约课程时需要逐个询问每位老师的日程，增加沟通成本；

5．教室预定缺少统一管理工具，不仅预定麻烦，还经常出错；

6．课程资料都散落在不同地方，难以沉淀和更新；

 

解决方案

1．使用 Teambition 打破部门边界，基于不同「项目」自由组合成员，跨部门成员在一个工作台上随时协同信息；

2．把工作都放置在 Teambition 上，借助直观的任务看板随时查看，老师们高效梳理、计划和执行任务，工作更带劲，积极性更高；

3．Teambition 是专门为管理「完成过程」打造的工具，项目经验都可以完整沉淀下来；

4．使用 Teambition 日历，随时查看到自己和其他人的日程，直接在空闲时间段做预约；

5．建立专门的「教室预定」项目，通过「人数」、「用途」、「教室要求」等自定义字段，确保每个预定都是准确、有效的；

6．将所有的课程资料放置在项目中进行统一管理；相关资料关联在任务卡中，查找更加方便。

 

数字化转型背景故事

安泰高管教育中心一共有 9 个纵向部门，除了 5 个业务部门，还包含研发、市场、行政和教务等 4 个非业务部门，之前由于缺乏高效沟通机制，部门间不了解彼此的工作进展，导致跨部门的任务总是衔接不畅。使用 Teambition 后，部门边界被打破，以「项目」为单位自由组合成员，跨部门成员也可以在一处高效协作任务。

 

 

「协同工作台」项目专门放置需要跨部门协作的任务，小至更新一个 PPT，大到组织主题论坛，各类事务在看板上一目了然。成员可以在任务卡中围绕具体事项讨论，所有的沟通记录和反馈意见随时追溯，大幅降低线下的沟通成本。

 

 

从改善工作习惯，到改善行为习惯

信息通畅带来的变化不止沟通和效率提升，由于有了公开透明的任务平台，每位成员的自主意识也更强。Teambition 的看板视图直观展示每个人的工作任务，而每次勾选完成任务都是一个有仪式感的动作。以「研发咨询部」的部门项目为例，每位成员都建立了自己的列表，所负责的课程项目在看板上一目了然，在自己的列表中添加、执行和监控自己负责的任务，完成的任务累积在一处，是对自己的鼓舞。

 

打勾完成任务，过去的工作成果和进行中的工作都能清晰看到

 

高晶鑫老师提到，Teambition 创导的协作方式，让每个人的工作意识都更加主动了。「大家提前规划时间，做好信息共享，并且更愿意去寻求资源和协助，工作习惯的改善甚至积极影响了个人的行为习惯」。

 

不断沉淀和复用项目经验，课程研发更高效

以往做事情是凭经验和自己的觉悟，但是完成后的经验和教训都难以传承。使用 Teambition 后，项目模板都是可以复用的，并且经验都沉淀在项目里，之后做类似事情的时候就不再会有纰漏。

高晶鑫，上海交通大学安泰经济与管理学院高管教育中心副主任

 

安泰高管教育中心为众多企业度身定制各类课程，在课程开发、课程构建与师资获取的每一个环节积累了大量经验。使用 Teambition 后，每个课程的研发过程都沉淀在项目中，所有与项目有关的信息、文件和沟通纪录都会出现在相关的任务卡里，日后可以很方便地查阅。

 

当时由「谁」负责了「什么」课程，可以随时查看

 

巧用工具，轻松搞定在线教室预定

Teambition 是通用性很强的工具，使用「自定义字段」等丰富功能，可以高效管理一切事务。安泰高管教育中心建立「日常预定」项目统一管理教室预定，成员在可视化的面板上，随时提交申请，并且查看教室分配情况。

设置好必填的「人数」、「用途」、「教室要求」、「确认教室」等字段，确保每一次教室预定都是准确高效的。

 

使用「日历」高效预约老师

老师们使用 Teambition 「日历」实时分享日程。如今组织一个会议或者安排一个课程无需反复询问，通过 Teambition 可以同时看到多名成员的日程安排，在「大家都有空」的时间段建立一个共同日程，还可以设置提醒功能或者同步到手机。

 

在一个面板上，同时看到多名成员的时间安排

 

把课程资料沉淀在项目中统一管理

使用 Teambition 后，安泰高管教育中心将所有的课程资料放置在项目中进行统一管理。

 

在项目中，系统化地沉淀所有相关课程资料

 

更新的文件实时同步给所有成员，大家始终下载到最新文件，而每个历史版本也保留在项目中，随时可以追回。

 

历史版本信息清晰可见，而且可以追回

 

无论是参考资料还是阶段性的工作成果，都可以关联在一个具体任务中，新老成员都能轻松找到所需文件。即使在外出差，或者更换电脑，也可以随时查找到所需文件。

 

文件关联在任务中，方便随时查看

 

上海交大安泰高管教育中心  https://case.teambition.com/details/5c0dfa1563f6625f7d2c5259