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喜马拉雅深耕数字化转型_打造高效核心团队

快速的业务增长使得喜马拉雅不断扩充了十多条产品线，员工数量也在一年之内翻了将近四倍。面对愈加庞大的工作内容和日益壮大的团队规模，喜马拉雅选择钉钉作为公司的工作平台，通过为制作团队、产品、研发、运营等部门带来的新协同工作方式，切实有效地提升了工作效率，开发迭代周期缩短三分之二，切实有效地提升了研发效能。

上海喜马拉雅科技有限公司

众所周知，喜马拉雅是一家大型音频分享平台的企业，为用户提供海量内容，在移动音频行业的市场占有率已达 73%。目前总用户规模突破 6亿，拥有 3000 万车载、穿戴、音响智能设备用户，每日人均收听时长超 135 分钟。

截至2020年底，喜马拉雅音频总量已超过2.8亿条，喜马拉雅全场景月活跃用户达到2.50亿。2020年平台活跃内容创作者达520万。这些创作者来自各行各业，2020年，总计超过16.1万内容创作者通过喜马拉雅获得收入超过13亿元。

喜马拉雅推动了以音频为特色的“耳朵经济”，2020年活跃的内容创作者达到520万人。秉承“万物有声”的理念，喜马拉雅用声音连接和服务了数亿用户，推出国内首个全内容智能AI音箱小雅等，开启语音交互的新传播时代。同时，喜马拉雅加强智能生态的建设，完善在汽车、智能家居、智能音箱、智能穿戴等硬件终端的布局，让声音和知识像水和电一样无处不在，随取随用。2021年全年，喜马拉雅全场景平均月活跃用户已达2.68亿。

痛点

从策划选题到运营推广，再到总结复盘，跨部门作业和沟通的不同频，让项目推进存在难度；

研发团队超过 100 人，随着产品线越来越多，发版时长和迭代规划效率成为很大的挑战；

内部规范、文件、资讯通过离线文件、邮件转发，最新版本难确认，查找不方便；员工了解内部相关知识只能“问来问去”，效率低、成本高；

无限发散、无沉淀、无跟踪的低效开会方式；

解决方案

钉钉文档：多部门同时在一个文档内汇总信息，实时共享，双向沟通，方便项目里的每个成员及时获取信息，协作分享；

钉钉项目：研发团队多个产品线待开发的需求都在 Teambition中进行统一记录和规划；开发团队通过配置类别对需求进行分类管理，效率大大提升；

知识库：在团队空间形成公司统一的知识库，内容结构清晰，方便搜索，将政策、流程、专业知识录入企业百科，员工可主动查询，减少学习沟通协作成本；

钉闪会：有准备、有重点、有沉淀、有闭环的高效开会方式；

1、内容制作团队用钉钉文档进行节目生产的在线协作

● 策划内容专题，让跨部门收集材料简单高效

喜马拉雅APP上琳琅满目的热播剧，如《觉醒年代》、《暮光之城》等，都是由不同的节目制作人主导出品。一个内容专题从策划、制作到上线，常常需要跨部门的协作，包括 IP 选择、主题内容、音频材料、作者信息、版权信息、专题文案等。以前，一个音频内容专题的制作上线通常需要一周时间，现在，通过使用钉钉文档，在线汇总不同部门提供的信息，高效完成音频内容前期收集，只需要2～3天就可以完成。

● 协调资源位申请，收集运营推广诉求，提升协作沟通效率

内容专题上线需要推广，喜马拉雅 APP 上有各种类型的频道页、轮播图、卡片运营位可以进行推广曝光。当运营同学在申请资源位时，需要提供申请部门、专题类型、上线时间、销售目标等多组信息，管理资源位的部门就会使用在线共享的钉钉文档来让大家共同协作。在收集信息后，不仅需要进行协调内容推广的排期，而且还要同步运营同学具体排期上线时间、上线资源位。现在，通过一份钉钉文档，就可以实现跨部门团队间高效的双向协作。

● 热门 IP 项目管理，团队空间汇总项目内容，方便复盘与查看

热门 IP 系列策划，是喜马拉雅重点内容项目，目前线上的《高智商犯罪》、《谁是凶手》都是团队精心制作的热门 IP 内容。要包装一个成功的 IP 项目，涉及到公司内外多方协作配合，如版权、商务、市场、运营、研发等等，作为制作人也就是这个项目的负责人，制作人通过使用钉钉文档的团队空间，创建不同 IP 的知识库，并在团队空间内按不同职能汇总文档材料、项目进程、数据报告，方便项目里的成员实时查看，协作分享。

● 沉淀周报总结，团队知识促进成员成长

使用钉钉文档和团队空间来汇总和沉淀团队的周报、月报、以及年度总结规划。团队里每一个成员还可以收到主管的周报和月报，实现上下级信息统一，清晰业务目标，将工作中遇到的问题和解决方案共享。部门新人可以通过团队成员沉淀在团队空间的总结文档，快速了解到业务的情况，降低工作上手难度，加速融入团队。

2、PMO用项目空间Teambition“串、推、破”

PMO做的事分三类：串，所有事情串起来，把相关方、问题串起来；推，推进事情的解决，项目的进展，把控风险；破，破除部门墙。每个部门都会代表自身部门的利益，涉及到部门之间协同时，PMO作为第三方的优势，就是不代表任何一方的利益，就是为了这个项目而存在的，可以更好地推进事情进展。

其中项目空间Teambition就成了PMO最重要的抓手。Teambition作为一个数字化工具，帮助人们共同制定计划、同步工作进展、共享工作资料、沉淀工作成果，让目标加速实现。从策划活动、研发软件、制造机器人、建设发电站到发射卫星，这些行业都在使用Teambition。

比如喜马拉雅 App 开发的一个迭代会包含60-70个需求和少量缺陷，在使用 Teambition 来进行迭代规划之后，团队在每月初统一进行需求集中评审，通过迭代规划将每月的需求安排为两个迭代。随着迭代规划效率的提高，集中评审让开发团队对于需求的理解更深，产品提前梳理需求的价值和优先级，测试更早地介入需求了解并撰写用例，使得需求、开发、测试都很敏捷。这样，在每个迭代需求数大致保持一致的情况下将迭代周期从原来的一个半月缩短为两周，切实地提升了研发效率。

每次迭代结束后，开发团队成员都需要对本次迭代中的工作表现作出回顾。喜马拉雅开发团队在迭代回顾会议中，使用 Teambition 敏捷开发项目中的燃尽图（迭代进展走势图），通过筛选团队和成员来回顾这次迭代的完整情况。成员可以结合燃尽图以及对应的任务详情表，针对耗时比较高以及影响进展的开发任务进行分析和总结。

再比如，在识别风险方面，PMO借助Teambition等工具可以提前预警风险来协调各方的动作，避免事后诸葛亮。PMO负责人姜丽芬举例道，曾经发生过主APP客户端要发版，同时某些项目上线，这个项目还要依赖新版本功能的情况。这会造成一种冲突，即发版后会有一个灰度的时间过程，在前几天可能陆续会有5%、10%、30%的人，分阶段地陆续体验到新版本功能，还有很多人不愿意更新，因此可能会导致新项目上线后只能向小部分人展示，那项目效果会大打折扣。PMO团队就可以提前识别这些矛盾的地方，提示各方风险，协调上线时间等等。

目前，喜马拉雅也已经形成了围绕原生IM界面的工作流，以钉钉为载体，整合了teambitionPC端、业务系统、审批OA，实现项目和群的打通，围绕“事”展开沟通和协作高度协同，用户随时查看项目信息和管理任务，做到快速响应。

3、打破传统，开启高效开会新方式

喜马拉雅在上海、成都均有base，日常线上会议较多，如周会、产品迭代会、脑暴会等等。

在使用钉闪会以前，主持人需要逐个私信参会人，协调和预约会议时间，经常会有日程冲突问题，会前的沟通和协调非常耗时耗力。开周会前，主持人还需要单独创建会议文档，手动设置大纲和格式，让大家填写各自的进展内容。周会过程中，团队成员逐个“宣读”自己的进展，由于其他人没有提前了解所“宣读”的内容，导致会议缺乏重点、时间冗长，听者也很痛苦。另外，主持人还需要一直做记录，无法专心参与。由于汇报效率低下，时间过长，重点问题无法得到充分讨论和梳理，整体会议效率极低。

“钉闪会推出以后，它的开会理念极大地启发了我们”，喜马拉雅信息部同学梦梦说，“所以我们要求大家在开会前提早准备议题，并提前15分钟默读，然后直接在钉闪会的纪要中添加评论，进行初步的讨论。这样大家正式开会时，已经了解了相关内容，只挑重要问题进行答疑和讨论即可，大大提升了开会效率。” 另外，同学们开会时也都会开启云录制功能，方便会后自动存档会议音视频和文字记录。

在类似产品迭代会、脑暴会等会议中，常常会需要在线协同编辑会议文档，大家会使用钉闪会的闪享功能，将迭代文件或脑暴文档共享出来，开启成员编辑权限，边讨论，边完善。

4、巧用钉钉协同产品沉淀数字资产

喜马拉雅专门有一个组织效能部，负责人介绍这个部门有三大职能——获取信息、沉淀知识；优化全公司流程；保障IT服务。

● 企业内部知识共享

基于钉钉企业百科能力，搭建喜马拉雅自己的百科体系，将内部专用名词、行业用语、缩略词等词条通通收纳到百科知识库中，员工聊天中提及的词条，自动高亮显示，点击即可获取解说内容，让员工在沟通中学习，在协作中同频，大大减少内部沟通和协作成本。

利用钉钉开放能力，创建自助答疑机器人，针对员工主动咨询，提供自动答疑，减少学习成本。

● 企业内部信息快速查询

为提升员工查找信息的效率和体验，喜马拉雅充分利用了钉钉的全局搜索能力，并结合自身业务特征，通过钉钉API能力，在默认搜索类型（文件、日志、功能、联系人、群组等）中，将自由业务产品和自建系统等加入搜索中，比如专辑产品、自建应用、论坛等。

● 优化全公司流程

组织效能部的目标，就是规范指引流程中每个角色，所有事情就可以走得很顺畅。组织效能部将业务方和发起方职责写明，避免互相踢皮球。他们可以通过管理后台查看全公司的OA审批数据，琢磨某些流程效率背后的逻辑，比如看到某些环节永远审批速度非常快，考虑把控点是否合理？这是否意味着这几个环节没有价值。如果需要优化，有相应环节探讨，做相应调整，避免流程卡住或者无效。

● 从IT角度提升日常各业务部门多样化需求

为满足内部各业务部门多样化需求，喜马拉雅利用低代码平台，搭建应用和流程，一方面可以降低应用开发成本和技术门槛，另一方面，可以快速满足业务需要，提高开发效率。

目前，通过低代码平台，快速搭建了一批应用，如行政用品申领等，让原先多元化的活动和需求响应更方便、快捷、留痕。