喜马拉雅是如何进行数字化转型提升工作效率的？

快速的业务增长使得喜马拉雅不断扩充了十多条产品线，员工数量也在一年之内翻了将近四倍。面对愈加庞大的产研业务线和日益壮大的团队规模，喜马拉雅是如何进行数字化转型升级的呢？

上海喜马拉雅科技有限公司

喜马拉雅是深受用户喜爱的在线音频分享平台，致力于用声音分享人类智慧，用声音服务美好生活，提供一家人一辈子的精神食粮。如今，喜马拉雅已经建立了从头部IP 到长尾内容全面覆盖的健康、均衡、有活力的生态内容体系，在线音频服务已经涵盖了用户从-1岁到100岁不同年龄阶段所需要的丰富内容，累积了包含98个品类的3.4亿条音频内容。

喜马拉雅选择 钉钉+Teambition 作为公司的工作平台，通过为产品、研发、运营等部门带来的新协同工作方式，将开发迭代周期缩短三分之二，切实有效地提升了研发效能。

PMO用Teambition“串、推、破”

PMO做的事分三类：串，所有事情串起来，把相关方、问题串起来；推，推进事情的解决，项目的进展，把控风险；破，破除部门墙。每个部门都会代表自身部门的利益，涉及到部门之间协同时，PMO作为第三方的优势，就是不代表任何一方的利益，就是为了这个项目而存在的，可以更好地推进事情进展。

其中Teambition就成了PMO最重要的抓手。Teambition作为一个数字化工具已经与喜马拉雅钉钉相融合，它帮助人们共同制定计划、同步工作进展、共享工作资料、沉淀工作成果，让目标加速实现。从策划活动、研发软件、制造机器人、建设发电站到发射卫星，这些行业都在使用Teambition。

比如喜马拉雅 App 开发的一个迭代会包含60-70个需求和少量缺陷，在使用 Teambition 来进行迭代规划之后，团队在每月初统一进行需求集中评审，通过迭代规划将每月的需求安排为两个迭代。随着迭代规划效率的提高，集中评审让开发团队对于需求的理解更深，产品提前梳理需求的价值和优先级，测试更早地介入需求了解并撰写用例，使得需求、开发、测试都很敏捷。这样，在每个迭代需求数大致保持一致的情况下将迭代周期从原来的一个半月缩短为两周，切实地提升了研发效率。

每次迭代结束后，开发团队成员都需要对本次迭代中的工作表现作出回顾。喜马拉雅开发团队在迭代回顾会议中，使用 Teambition 敏捷开发项目中的燃尽图（迭代进展走势图），通过筛选团队和成员来回顾这次迭代的完整情况。成员可以结合燃尽图以及对应的任务详情表，针对耗时比较高以及影响进展的开发任务进行分析和总结。

再比如，在识别风险方面，PMO借助Teambition等工具，了解的信息更全面，也不代表任何部门的利益，可以提前预警风险来协调各方的动作，避免事后诸葛亮。PMO负责人陈鼎梁举例道，曾经发生过主APP客户端要发版，同时某些项目上线，这个项目还要依赖新版本功能的情况。这会造成一种冲突，即发版后会有一个灰度的时间过程，在前几天可能陆续会有5%、10%、30%的人，分阶段地陆续体验到新版本功能，还有很多人不愿意更新，因此可能会导致新项目上线后只能向小部分人展示，那项目效果会大打折扣。PMO团队就可以提前识别这些矛盾的地方，提示各方风险，协调上线时间等等。

喜马拉雅有超过6亿的手机用户，作为PUGC内容生态，其内部有大量音频内容需要创作，相关部门可以在Teambition上创建“泛知识制作”的项目管理。内容制作从立项、BD谈判、策划、筹备上线、运营的完整流程都可以通过TB管理。

围绕IM入口展开所有工作流

目前，喜马拉雅已经形成了围绕原生IM界面的工作流，以钉钉为载体，整合了teambitionPC端、业务系统、审批OA……实现高度协同。

尤其是双方把Teambition组织架构和喜马拉雅在钉钉上的组织架构打通、同步，账号打通，用户进入钉钉可直接登录TB，随时查看项目信息和管理任务，做到快速响应。

项目和群已经实现打通。项目内关键进展可以推送到群内，实现信息充分共享。

原本喜马拉雅全员都用石墨文档和所思（thoughts），目前正在整体向钉钉文档迁移。这也是为了让项目管理和知识管理有效衔接，事中沉淀知识、知识赋能项目和组织。现在喜马拉雅已经积累了十几万篇文档和近200个知识库。

组织效能部用「知识库」沉淀数字资产

喜马拉雅专门有一个组织效能部，负责人介绍这个部门有三大职能——获取信息、沉淀知识；优化全公司流程；保障IT服务。

1、 获取信息，沉淀知识

这个部门的存在就是为了让信息更容易获得。比如他们利用钉钉文档构建知识库，设定运营机制、制度，帮助整个公司同事获得想要的信息。知识体系最重要的是能够让组织更加透明，让合适权限的人都能够看到所需信息，否则效率很低，比如采购流程是怎样的，公司对于采购的要求有哪些。为了确定这些信息，组织效能部要去和各个部门反复沟通，提炼总结出来，通过这样一个知识库把过往的事情沉淀下来，会让新人更快融入组织，也让每个人的日常工作更高效。企业最大的浪费就是知识没有沉淀。

比如涉及到HR部门，就会关注HR部门的信息化，聚焦帮助公司从人的角度提升组织效能。每个人的生命周期，从招聘入职晋升，钉钉可以帮助组织随时能看到这个人的状况，每次项目的沉淀、每任主管的评价……每个人需要这样的系统累积这些内容来给自己画像。而不是有一天新的主管空降，问了一圈部门的员工是如何如何的。有些东西不那么客观，数字化工具就是要把比较客观的东西沉淀下来。喜马拉雅也在尝试，依托钉钉文档、「知识库」，把关于人的完整信息累积起来，通过他过往表现展示个人特质，也为企业以后的排兵布阵提供可靠的依据。

2、 优化全公司流程

组织效能部的目标，就是在安全管控、风险可控的情况下，尽可能提高所有流程的效率。如果组织变大了，协作变复杂了，流程自然而然会变慢。某个员工发起采购，比如超过了100万，意味着中间需要很多人把控，专业层面就是看应该由ABCD谁来把关、怎么把关。业务方和发起方职责分不清楚，就会互相踢皮球，流程自然走得非常慢。公司里哪个公司职责是什么？需要哪些流程怎么把控？这些都需要定义出来。组织效能部会有很多考量点，一一列举出来，规范指引流程中每个角色，所有事情就可以走得很顺畅。

组织效能部还会到钉钉后台看全公司的OA审批数据，琢磨某些流程效率背后的逻辑，比如看到某些环节永远审批速度非常快，他们会思考这些把控点是不是合理？这是否意味着这几个环节没有价值，没法给出专业评估意见。如果优化这个事情，在此之前，要有相应环节探讨，做相应调整，避免流程卡住或者无效。

总的来说，这个部门需要去定义岗位的角色，让每个人有效担当职责，他们就像公司的字典和说明书，并且根据数据不断优化整体的效率。

3、 从IT角度提升日常办公效率

钉钉的音视频能力、硬件能力等等保障了喜马拉雅远程会议高效开展，也可以做到高效的资源管控——会议室自动预订、释放。组织效能部负责人表示，经验就是好的办公软硬件才能高效支持大家工作。虽然这些支持性的工作是比较基础的，但是融入在所有员工工作的一点一滴中，哪怕是一个文档在线编辑都能够让工作更加高效。