医学社会组织数字化转型解决方案_“新玩法"轻松搞定84个分支机构+12000个会员

2020年新冠肺炎疫情发生后，孙炳刚所在的广东省精准医学应用学会急需对全国广大临床检测一线的医务人员进行新冠肺炎病毒检测能力的培训。在这个背景下学会建立12个千人钉钉群，通过钉钉直播快速培训10000多名医务工作者。学会还基于钉钉专业版和宜搭，自行搭建的发文管理、收文管理、申请与请示、新闻宣传、科普宣传、活动管理，让学会的日常业务实现全面数字化！

 

 

广东省精准医学应用学会

学会成立于2017年2月28日，目前有正式成立的分支机构65个、个人会员12000余名、单位会员150家。学会在精准医学跨领域生态圈和产业链建设、学术交流、技术推广、联合研究、标准制订、知识产权、成果转化、品牌培训、科普宣传等领域战功卓著，是精准医学的引领者、生物医药与健康领域的创新推进者。

 

组织的数字化，关键在于主要领导的支持、推进、亲自参与。我们在最开始使用钉钉的时候，也不可能就把所有流程、所有业务都数字化、钉钉化。五年来，在主要负责人的亲自推动下学会已经实现了以钉钉为核心的人、财、物、事数字化，钉钉指数长期位于全国同行业同规模组织的前列。钉钉一方面帮助学会将各项规章制度通过数字化流程进行固化，保证了规范管理；另一方面，学会通过钉钉实现了数据共享、高效流转、智能办公，保障了组织高效、高质运行，促进学会健康高速发展。

—— 孙炳刚 广东省精准医学应用学会常务副会长兼秘书长

 

痛点

1. 学会在全国有80个分支机构、12000个会员，经常需要远程沟通、线上培训。当进行外部培训或会议时，希望能有稳定直播台，并能将外部人员沉淀为私域流量。

2. 学会在活动中积累了4T资料，其中包含大量照片、VI设计、视频等电子资料。这些电子资料及档案分散存储于电脑硬盘、U盘、移动硬盘、网盘、光盘、邮箱等多种存储设备和应用中，未形成统一、规范的电子档案，使用极为不便；且没有明确管理员，容易丢失，管理上存在严重隐患。

3. OA业务审批类型多、流程各不相同。纸质审批效率低、流程难规范，容易出现文件积压、丢失等问题；考勤和请假都是手工审批，领导不在办公室时，就无法审批；

4. 钉钉标准版的工作台上应用繁多，领导与员工都是同一个工作台，彼此使用的功能不同，员工抱怨工作台杂乱，应用太多，不够美观和简洁。

5. 学会每年举办数百场活动，其中每年举办“精准医学大会”持续3天，包含40余场论坛。论坛进展、嘉宾邀请等工作相当复杂，缺少多场景和有效的管理系统，统筹困难；

解决方案

1. 钉钉专业版/群直播：钉钉直播对组织内的各类会议、培训非常方便，可结合组织架构进行，免去了另外搭建直播会议室的麻烦。升级到钉钉专业版后，直播高清且稳定，非常便于组织内人员与外部人员进行会议交流、培训。以钉钉群为基础的直播，可帮助组织不断沉淀客户为私域流量，为后续发展积累资源。

2. 钉钉专业版/云盘：使用钉钉云盘后，学会专门制订了电子档案管理制度，并在云盘中创建不同档案文件夹，对员工设定不同权限，分别行使电子档案的管理和查看权限，保障了电子档案的安全性。目前已将学会成立以来的所有电子档案全部维护完毕，并实时更新，电子档案容量已达3.9TB。借助云盘的搜索功能，工作人员可快速搜索到相关电子档案。

3. 钉钉专业版/审批：钉钉专业版OA审批，自带绝大部分常用的OA审批模板，帮助学会各部门快速建立审批流程，“智能诊断”功能可以迅速地发现审批异常的节点，解决了学会手工审批效率低、难以统计的问题；助力学会不断优化审批，让组织运转更高效；

4. 钉钉专业版：钉钉专业版的自定义工作台，模板丰富且精美，还可以根据需求配置应用。工作台一下子变得干净整洁，且权限分明，领导和员工都有自己的工作台，互不干扰。

5. 钉钉专业版/宜搭：在宜搭中搭建起活动管理模块，通过与数据中心的联动，对每场活动的筹办形成了明确、清晰的台账，高效保障了各场次活动的举办。 在搭建宜搭应用时，突出了数据中心的作用，建立了完备的数据中心，坚持以数据为核心，实现了各应用间的数据互联、互通、互用。

钉钉直播为抗击新冠肺炎疫情助力

2020年新冠肺炎疫情发生后，广大临床检测一线的医务人员急需进行新冠肺炎病毒检测能力的培训。学会迅速展开行动，联合相关专家于2020年2月8月以线上直播的方式，首次在全国范围内开展了大规模的线上核酸检测培训班。当时直播还不像现在这样普及，2020年2月做直播业务的合作公司还没有复工，而我们自己当时没有直播的专业人员，缺少直播设备和经验，还未掌握直播推流、拉流技术。当时在综合研判后，我们选择了钉钉直播进行线上培训。

 

 

当时每个外部群有1000人左右，都通过钉钉群直播来实现线上培训。钉钉直播的优势在于操作简单，没有技术门槛，还可以多个群同时联播，这为培训提供了很好的支撑。彼时培训消息一经发布，就引起了全国各医务人员的积极响应，第1个群1000人迅速满员。于是学会连续建立了12个培训群，分派专人管理。当天直播时，12个群联播，信号流畅、 画面清晰，全国各地有1万多人次参加了这次培训，为提高病毒检测水平、助力抗击新冠肺炎疫情起到了积极作用。

现在，我们已经将钉钉直播广泛应用于内部培训、会议，以及外部专家会议、培训等方面。现在学会升级为钉钉专业版，实现了高清直播，直播效果更好。钉钉直播已经成为学会线上交流的得力助手。

 

 

云盘让学会拥有高效安全的电子历史档案管理

组织成立于2017年，至今已有5年多的时间。在这期间产生了巨量的相关活动的数码照片、VI设计、音视频等电子资料。当时电子资料分散存储于不同的电脑硬盘、U盘、移动硬盘、网盘、光盘、邮箱等多种设备和应用里，一直没能形成统一、规范、安全的电子档案，更是没有电子档案目录，使用时极为不便；并且容易丢失，电子档案管理存在严重安全隐患。

一次学会想在材料中添加一张2019年一个活动的照片，大家一起寻找了很久也没有找到。后来分析可能随着人员更替，没有及时交接，被离职的人员带走了。在这样的背景下学会探索了很多种方式，希望能将电子档案统一管理起来，并且有权限设置功能，不同人员按权限使用。研究过网上众多的“盘”之后，失望而归，一是存储空间问题，二是传输速度问题，三是最根本的——无法实现权限分级管理。后来我们也研究过，想自建一套内部存储系统，但考虑到众多因素还是放弃了。

最后选择钉钉云盘的原因是它能完全满足学会对电子档案管理的需求！钉钉云盘与组织架构相结合，可以按需设置不同部门、人员的权限，对上传、下载、查看、编辑、删除等功能进行分限权管理，保障了档案、资料的安全性。同时，钉钉云盘的搜索功能能帮助用户很方便地在海量资料中，迅速搜索到需要的文件。钉钉在云服务方面，拥有灾备能力是不容置疑的，这就解决了学会的灾备问题。为此，学会还特别制订了关于电子档案管理的专项制度，明确了部门、人员的工作职责、管理流程，并将电子档案管理纳入绩效考核，保障了电子档案的完整性、及时性。目前，学会已经将成立5年多以来所有的电子档案上传到云盘，形成了近4TB的电子档案资料，并实时更新，实现了保障电子档案的完整、统一管理的诉求，成为学会重要的历史档案宝藏。

 

钉钉专业版+宜搭，真的容易搭！

在筹备2021年第二届精准医学大会时计划2021年11月连续3天举办35场论坛、1场博览会。这个大型活动涉及到论坛筹备、会务对接、物料准备、嘉宾邀请、行程安排、招展招商等复杂而大量的工作。当时学会招展是采用EXCEL进行管理，内容项目涉及企业名、意向、招展函发送、需求、联系人等十余项内容，维护、查看都很不方便。有一天，同事在群中发送博览会招展进展的EXCEL文件时，系统提示可将EXCEL升级为宜搭方便应用，于是就开始尝试着使用宜搭。

 

 

在对宜搭应用进行了初步了解之后发现宜搭很适合用来进行2021年精准医学大会的筹备管理。于是，经过两天的研究、摸索，我们快速搭建了宜搭的首个应用：2021精准医学大会管理平台。这个平台的功能包括论坛设立、筹备管理、嘉宾邀请、会议招商、博览会招展、供应商管理以及数据中心，以数据为核心，通过表单关联，方便地实现了对35场论坛、1场博览会进行了全面、高效、精细的管理，保障了2021年第二届精准医学大会的顺利召开，使精准医学大会成为精准医学领域的标杆盛会。2021精准医学大会这个首个宜搭应用效果非常赞，但也存在着很多不足。由于当时急于使用，搭建时缺少了统筹考虑，导致了后面出现了两个大的问题，一是只能2021年使用一次，二是数据中心沉淀的机构、人员等信息，无法与钉钉审批系统、新的宜搭应用互联、互通，造成了数据资源浪费。

社会组织广泛链接行业资源、业务繁多，迫切需要以信息化手段提升工作效率和工作质量。但社会组织办事机构，如秘书处，往往体量不大、单独开发OA办公平台不实现，且维护困难。钉钉平台拥有丰富的可自定制化功能，结合应用市场的第三方应用，能完全满足社会组织业务的需求，对于快速、持续提升社会组织的工作水平非常有帮助。下一步，我们将在钉钉官方服务团队的支持下，拓展将钉钉数据与学会的官网数据打通，实现更为高效的数据互联互通，不断提升数字化能力，为中国的社会组织的信息化应用做出示范。

—— 孙炳刚广东省精准医学应用学会常务副会长兼秘书长

新契机，让学会打开了宜搭应用的新世界

这个契机源于一个困扰多年的痛点：在钉钉原生的审批流程中，发文流程如需对公文附件进行编辑，需要审批节点人员下载、编辑、再上传附件等多个步骤，这在移动端使用极为不便，且效率低、易传错文件，同时因为不能实现修改留痕的功能，对于规范公文审批流程、提升公文写作水平不利。这期间学会也曾尝试过利用钉钉应用市场的第三方应用来实现公文在线编辑、编辑留痕的功能，但一直未找到适合的第三方应用。

经过探索发现宜搭是支持附件在线编辑的，于是学会将原来的钉钉审批中的相关流程转移到宜搭上。在宜搭中搭建以数据中心为核心的多个应用，并利用宜搭丰富的表单关联功能，实现了不同应用的关联、数据共享。利用低代码技术、简便的流程设计功能，进一步优化了审批流程、页面设计。现在平台用户体验更佳、审批效率也得到大幅提升。

 

 

同事们纷纷感慨，钉钉+宜搭”的发文功能太方便了！手机、电脑都可以方便地在线编辑公文，再也不用麻烦地下载、编辑后上传了，数字化办公的便利性得到了充分体现。钉钉+宜搭的公文管理实现了发文编号自动取号的功能，真是太便捷了。宜搭搭建的“科普宣传”应用，可以对科普宣传的栏目设置、直播安排、专家、直播平台、活动数据等各项工作进行系统化地管理，轻松做到有序、高效、高质。通过科普活动与专家的关联功能，还可以方便查看某个专家参加过哪些科普活动，非常方便。目前我们在宜搭OA办公平台已搭建的应用包括：发文管理、收文管理、申请与请示、新闻宣传、科普宣传、活动管理、行政事务等，基本实现了对学会业务活动的全覆盖。

钉钉+宜搭提供了非常方便、多样化的自定制功能，很容易上手。经过探索，也很容易提升搭建水平。我们计划将把学会的标准管理、绩效考核等更多业务转移到宜搭平台上来，以充分发挥OA办公平台的数据中心、表单关联、流程灵活的功能优势。